Algemene voorwaarden

01Definities

Cinedon: de gebruiker van deze algemene voorwaarden, gevestigd te Mechelen, btw-nummer BE 0688.849.161.

Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie Cinedon een overeenkomst is aangegaan.

Partijen: Cinedon en de Opdrachtgever samen.

02Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, werkzaamheden, bestellingen, overeenkomsten en leveringen van diensten of producten door of namens Cinedon. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien zij uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

03Aanbiedingen en offertes

Aanbiedingen van Cinedon zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Offertes zijn standaard 7 dagen geldig. Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke of elektronische bevestiging door de Opdrachtgever, of doordat de Opdrachtgever feitelijk uitvoering toelaat of mondeling dan wel via digitale berichtgeving (waaronder begrepen maar niet beperkt tot social media, WhatsApp of e-mail) akkoord gaat met het aanvangstijdstip of de planning van de werkzaamheden.

04Betalingstermijnen

Bij aanvang van het project is een voorschot van 50% van het totale bedrag verschuldigd. De resterende 50% wordt gefactureerd na levering van het eerste concept of het eindresultaat, dan wel 7 dagen na de laatste communicatie van Cinedon indien de Opdrachtgever nalaat tijdig feedback te geven.

De facturatie staat los van de revisierondes en eventuele vertragingen in het feedbackproces door de Opdrachtgever. Indien de Opdrachtgever gedurende 7 dagen niet reageert op een verzoek om feedback of een opgeleverd concept, wordt het project geacht te zijn aanvaard en is het volledige factuurbedrag per direct opeisbaar.

De resterende 50% dient te worden voldaan binnen 7 dagen na factuurdatum. Bij laattijdige betaling behoudt Cinedon zich het recht voor om wettelijke interesten en extra incassokosten in rekening te brengen.

05Levering van content

Producties worden geleverd in de overeengekomen resolutie (bijvoorbeeld 4K of 1080p). Levering geschiedt digitaal via WeTransfer of een door de Opdrachtgever aangeboden cloudopslag. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het veilig opslaan van de bestanden na levering.

De standaard leveringstermijn bedraagt 20 werkdagen, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

06Terugbetalingen

Cinedon restitueert geen reeds voldane betalingen voor geleverde diensten die in overeenstemming zijn met de offerte. De Opdrachtgever beschikt vooraf over de gelegenheid om feedback te geven en revisies aan te vragen.

Zodra het eindproduct is goedgekeurd of voldoet aan de overeengekomen specificaties, is restitutie uitgesloten. Indien Cinedon het eindproduct niet binnen de overeengekomen termijn levert, zonder dat hiervan vooraf een geldige reden is gecommuniceerd, heeft de Opdrachtgever recht op restitutie van het reeds betaalde bedrag.

07Revisies

Om de Opdrachtgever tegemoet te komen, biedt Cinedon standaard 2 revisierondes aan bij een offerte, om ervoor te zorgen dat het eindproduct voldoet aan de verwachtingen van de Opdrachtgever.

De Opdrachtgever dient bij het indienen van revisieverzoeken zorgvuldig en volledig te zijn in zijn of haar feedback, zodat alle gewenste aanpassingen duidelijk worden gecommuniceerd. Om uitstel van oplevering te voorkomen moeten alle revisies worden gecommuniceerd binnen 14 dagen na ontvangst van de eerste oplevering.

Na het uitvoeren van de revisies wordt aangenomen dat het eindproduct naar wens is. Verdere wijzigingen kunnen extra kosten met zich meebrengen.

08Auteursrechten en gebruik van materiaal

De Opdrachtgever ontvangt uitsluitend het definitieve, bewerkte eindproduct, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen. Het onbewerkte bronmateriaal (RAW-bestanden) blijft te allen tijde het exclusieve eigendom van Cinedon en wordt niet standaard meegeleverd. Indien de Opdrachtgever wenst te beschikken over RAW-materiaal, dient hiervoor een verzoek te worden ingediend; de vergoeding en voorwaarden hiervan worden in onderling overleg bepaald.

Het auteursrecht op al het door Cinedon vervaardigde materiaal berust bij Cinedon. Na ontvangst van de volledige betaling verkrijgt de Opdrachtgever een beperkt gebruiksrecht voor het overeengekomen doel en medium.

Voor gebruik van het materiaal in landelijke televisie-uitzendingen, bioscoopreclames of andere grootschalige commerciële exploitatie buiten het oorspronkelijk overeengekomen doel, is een aanvullende licentieovereenkomst vereist. De voorwaarden en een eventuele afkoop van deze rechten dienen vooraf schriftelijk en afzonderlijk te worden overeengekomen.

Cinedon behoudt te allen tijde het recht om het vervaardigde materiaal, zowel het eindproduct als eventueel bronmateriaal, te gebruiken voor eigen promotionele doeleinden, zoals op de website, in portfolio's of showreels. Cinedon zal dit recht te goeder trouw uitoefenen en het materiaal niet gebruiken op een wijze die de reputatie van de Opdrachtgever kan schaden.

09Publicatieakkoorden

De Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle noodzakelijke toestemmingen, waaronder begrepen maar niet beperkt tot portretrechten van acteurs en figuranten en toestemming voor het filmen op specifieke locaties. Indien een betrokkene achteraf bezwaar maakt tegen de publicatie, draagt de Opdrachtgever de volledige verantwoordelijkheid voor de eventuele juridische en financiële gevolgen.

Cinedon is nimmer aansprakelijk voor het offline halen of blokkeren van video's door derde partijen, zoals socialemediaplatforms, als gevolg van ontbrekende toestemmingen of rechten.

Indien de Opdrachtgever uitdrukkelijk verzoekt om het gebruik van specifieke muziek of content waarvoor geen rechten zijn verkregen, ligt de verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van deze gebruiksrechten volledig bij de Opdrachtgever. Cinedon is niet aansprakelijk voor claims of het offline halen van content als gevolg van auteursrechtinbreuk op door de Opdrachtgever aangeleverde muziek.

Wanneer Cinedon de vrijheid krijgt om zelf in te staan voor de muziekkeuze, zal Cinedon uitsluitend gebruikmaken van royaltyvrije muziek en garandeert Cinedon dat de benodigde licenties hiervoor in orde zijn.

10Annuleringsvoorwaarden

Indien de Opdrachtgever een overeengekomen opdracht annuleert, is Cinedon gerechtigd de volgende annuleringsvergoedingen in rekening te brengen:

— Annulering tot 14 dagen voor de geplande opnamedatum: 25% van de totale opdrachtsom.

— Annulering tussen 14 en 7 dagen voor de geplande opnamedatum: 50% van de totale opdrachtsom.

— Annulering binnen 7 dagen voor de geplande opnamedatum: 100% van de totale opdrachtsom.

Reeds gemaakte onverhaalbare kosten, zoals gehuurde apparatuur, studiohuur of ingehuurde externe crew, worden bij elke annulering volledig en aanvullend aan de Opdrachtgever doorberekend.

11Aansprakelijkheid

Cinedon is niet aansprakelijk voor enige schade, verlies of kosten, van welke aard dan ook, die voortvloeien uit het gebruik van de door Cinedon geleverde videoproducties. De Opdrachtgever vrijwaart Cinedon volledig voor alle aanspraken van derden die verband houden met de uitvoering van de overeenkomst, waaronder begrepen maar niet beperkt tot claims betreffende auteursrechten, naburige rechten, portretrechten of inbreuken op privacyrechten van gefilmde personen of locaties.

Na aflevering van het eindproduct ligt de volledige verantwoordelijkheid voor het rechtmatige, correcte en veilige gebruik van het beeld- en geluidsmateriaal bij de Opdrachtgever.

Cinedon is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst. De totale aansprakelijkheid van Cinedon is in alle gevallen beperkt tot maximaal het bedrag van de betreffende factuur.

12Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten tussen de Opdrachtgever en Cinedon is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken in België.

13Overmacht

In geval van overmacht hebben beide partijen het recht om de overeenkomst te ontbinden zonder dat dit leidt tot enige schadevergoeding. Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de macht van de betreffende partij waardoor uitvoering van de overeenkomst redelijkerwijs niet kan worden gevergd, zoals pandemieën, stakingen of onvoorziene calamiteiten.

Persoonlijke omstandigheden, drukte of medische situaties die niet objectief leiden tot een algehele onmogelijkheid tot communicatie of uitvoering, gelden uitdrukkelijk niet als overmacht. De partij die zich op overmacht beroept, dient dit onverwijld schriftelijk aan te tonen en Cinedon behoudt zich in dergelijke gevallen het recht voor om een bewijs van deze onmogelijkheid te verzoeken.

Indien overmacht wordt ingeroepen om het verstrekken van feedback te staken, blijft de bepaling omtrent stille aanvaarding onverkort van kracht.

14Communicatie en feedback

De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en eenduidig aanleveren van feedback, voorkeuren en instructies. Om een efficiënt verloop van het project te waarborgen, dient feedback gebundeld en binnen de afgesproken termijnen te worden verstrekt.

Vertragingen in het feedbackproces door de Opdrachtgever ontslaan Cinedon van de overeengekomen opleverdeadlines; eventuele extra kosten die hieruit voortvloeien worden doorberekend. Cinedon is nimmer aansprakelijk voor schade of vertragingen in de oplevering die het gevolg zijn van het uitblijven of de onduidelijkheid van instructies van de Opdrachtgever.